Guide opérationnel
De la demande d’inscription au dossier élève : comment organiser l’admission ?
Un parcours qui relie demande, contrôle, parent, dossier élève, scolarité et plan financier sans ressaisie.
- Rédaction
- Équipe éditoriale Raqeem
- Relecture fonctionnelle
- Équipe produit Raqeem
Réponse directe
Un parcours d’admission structuré conserve d’abord la demande séparément, permet à l’administration de la vérifier et de compléter le parent, puis crée après acceptation un dossier élève et une scolarité liés à l’année, au niveau et à la classe. Le plan financier et l’encaissement peuvent ensuite être ajoutés sans laisser la demande ouverte ni créer de doublon.
Méthode et limites du guide
Ce guide s’appuie sur les fonctions contrôlées dans Raqeem à la date de révision. Il distingue les capacités disponibles des fonctions prévues et n’attribue aucune certification, intégration ou synchronisation externe sans preuve publiée.
1. Recevoir la demande sans créer l’élève trop tôt
La demande reste un objet à vérifier avec les informations du candidat, les contacts et les documents disponibles.
Cette séparation évite de transformer chaque demande en élève avant la décision d’admission.
2. Contrôler et compléter le parent
L’administration vérifie les informations, les pièces et les doublons, puis rattache un parent existant ou crée un dossier correct si nécessaire.
La relation familiale doit rester explicite sans recopier les mêmes données dans plusieurs endroits.
3. Accepter et créer le dossier élève et la scolarité
Après validation, les données utiles de la demande alimentent le dossier élève au lieu d’être ressaisies, puis une scolarité est créée pour l’année choisie.
Le niveau et la classe sont affectés selon la décision réelle, et la demande est marquée comme convertie.
4. Ajouter le plan financier et le premier encaissement
Une fois la scolarité créée, l’établissement peut rattacher le plan financier et saisir un premier encaissement si nécessaire, avec le reçu correspondant.
Plan, encaissement et reçu restent des éléments distincts mais reliés au bon élève ou à la bonne famille.
Contrôles du parcours
- Vérifier les doublons avant création.
- Réutiliser les données de la demande.
- Rattacher correctement parent et relations familiales.
- Créer une seule scolarité valide pour l’année.
- Fermer l’état de la demande après conversion et contrôler le plan financier.
Questions associées
L’acceptation crée-t-elle toujours l’élève automatiquement ?
La conversion doit être une action claire et contrôlée. Elle peut accompagner l’acceptation ou venir juste après selon l’organisation, mais elle doit empêcher les doublons.
Que faire si le parent existe déjà ?
Il faut rattacher le dossier existant après vérification, plutôt que créer un parent en double.
L’encaissement fait-il partie de la demande ?
Il peut être réalisé à la fin du parcours, mais reste une opération financière distincte reliée à la scolarité et au plan.
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